Privacy Policy

Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung Reed Exhibitions

 

Datenschutzerklärung für Aussteller

  1. Verantwortliche für die Datenverarbeitung

Gemeinsame Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne der Artikel 4 Z 7 iVm 26 DSGVO sind:

a. Reed Messe Wien GmbH
Messeplatz 1
1021 Wien
T: + 43 1 727 20 – 0
E: info@messe.at

b. Reed Messe Salzburg GmbH
Am Messezentrum 6
5021 Salzburg
T: + 43 662 4477 – 0
E: info@reedexpo.at

c. Reed CEE GmbH
Messeplatz 1
1021 Wien
T: + 43 1 727 20 – 0
E: info@messe.at

d. Standout GmbH
Am Messezentrum 7
5021 Salzburg
T: + 43 662 9304 – 0
E: info@standout.eu

Die als gemeinsam Verantwortliche angeführten Gesellschaften werden in der Folge auch zusammengefasst als „Reed Exhibitions Austria“ bezeichnet.

 

  1. Gemeinsame Anlaufstelle

Als gemeinsame und zentrale Anlaufstelle haben die Reed Exhibitions Austria die

Reed Messe Salzburg GmbH
Am Messezentrum 6
5021 Salzburg
T: +43 662 4477 – 0
E: dataprotection@reedexpo.com
festgelegt.

Wenn Sie Fragen, Kommentare, Beschwerden oder Wünsche bezüglich dieser Datenschutzerklärung oder unserer Verarbeitung Ihrer Daten haben, kontaktieren Sie uns bitte über unser Privacy Centre Web-Formular.

 

  1. Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten von Reed Exhibitions Austria erreichen Sie unter

Reed Exhibitions Datenschutzbeauftragter
Gateway House, 28 The Quadrant,
Richmond, Surrey TW9 1DN,
Großbritannien

Sie können den Datenschutzbeauftragten von Reed Exhibitions Austria über das folgende Privacy Centre Web-Formular kontaktieren.

 

  1. Verarbeitungszwecke

a. Abwicklung der Messeteilnahme, Erbringung von Dienstleistungen

Reed Exhibitions Austria speichern und verarbeiten die Daten, die Sie bei Ihrer Messeanmeldung bzw. Bestellung von Messebauten oder digitalen Dienstleistungen bekannt geben oder die aufgrund Ihrer Bestellung entwickelt bzw. benötigt werden (z.B. Messestanddesign, Logos, Farbgebung, Materialbelegungen, Produkte / Kundenprodukte als Bild- oder 3D-Dateien, hinterlegte Texte, Kontaktdaten, Links, Folder, Images, Videos), um Ihnen Ihren Auftritt als Aussteller auf der von Ihnen gewählten Messe gemäß der mit Ihnen abgeschlossenen Vereinbarung nach Ihren Anforderungen zu ermöglichen, insbesondere um Ihnen eine entsprechende Standfläche zuzuweisen, Messebauten oder digitale Dienstleistungen (bei entsprechender Bestellung) zur Verfügung zu stellen, Ihr Unternehmen im Ausstellerverzeichnis zu listen, Ihr Unternehmen in Networking- oder Matchmaking-Plattformen für Aussteller und Besucher, sofern vorhanden, als Teilnehmer zu erfassen und die bei Ihrer Messeanmeldung bzw. Bestellung von Messebauten oder digitalen Dienstleistungen bekannt gegebenen Daten für Matchmakingleistungen zu verwenden und Dritten zugänglich zu machen, gebuchte Marketing- und Werbeleistungen sowie weitere von Ihnen gewünschte Nebenleistungen zu erbringen oder Zusatzaufträge und Sondervereinbarungen zu erfüllen, und (wenn Sie dieses Angebot nutzen) für Ihre Messeversicherung zu sorgen. Soweit sich Reed Exhibitions Austria zur Erbringung von Nebenleistungen oder digitaler Dienstleistungen oder zur Erfüllung von Zusatzaufträgen und Sondervereinbarungen externer Partner bedient, werden Ihre bei der Messeanmeldung bzw. Bestellung von Messebauten oder digitalen Dienstleistungen bekannt gegebenen Daten an diese weitergegeben, soweit dies erforderlich ist.

b. Werbung und Marketing, Newsletter, Umfragen

Darüber hinaus werden die von Ihnen bekannt gegebenen Daten zu Zwecken der Durchführung von Umfragen und der Werbung für Veranstaltungen der Gesellschaften der Reed Exhibitions Austria verwendet, sowie zur Übermittlung von E-Mail-Newslettern mit Informationen zu Leistungen der Reed Exhibitions Austria und zur Bewerbung anderer Unternehmen, die Produkte oder Leistungen anbieten, die in Zusammenhang mit Messeveranstaltungen von Interesse sein können.

Bei per E-Mail an Sie versendeten Werbe- und Informations-Newslettern erfassen Reed Exhibitions Austria jeweils, ob Ihnen der Newsletter ordnungsgemäß auf Ihren Posteingangs-Server zugestellt wird, ob Sie den Ihnen übermittelten Newsletter öffnen, ob und welche Inhalte des Newsletters Sie anklicken sowie, gegebenenfalls, ob bzw dass Sie sich vom Newsletterbezug abgemeldet haben. Die Erfassung und Verarbeitung der zu Ihrer Nutzung der von Reed Exhibitions Austria versendeten Newsletter erhobenen Daten dienen zur Erstellung statistischer Auswertungen, welche ein repräsentatives Bild der Lesegewohnheiten der Bezieher des Newsletters ermöglichen soll, damit die Inhalte zukünftiger Newsletter an das Zielpublikum angepasst werden oder unterschiedliche Inhalte entsprechend den Interessen der jeweiligen Nutzer versendet werden können.

Die von Ihnen bekannt gegebenen Kontaktdaten werden den unter https://www.messe.at/partner angeführten Partnerunternehmen zur Verfügung gestellt, um es diesen zu ermöglichen, Sie über ihre Dienstleistungen im Zusammenhang mit Messeveranstaltungen zu informieren.

c. Emperia

Der Dienst „Emperia“ ermöglicht Ihnen, Informationen über Teilnehmer, die die Veranstaltung besuchen („Besucher“), zu erhalten, wenn Besucher ihre Besucher-Ausweise auf Ihren Geräten scannen, damit Sie den Namen, die Firma und die Kontaktdaten der Besucher („Besucherdaten“) über Emperia erhalten können. Sie dürfen Emperia nur für den spezifischen Zweck der Werbung für Ihre Produkte und Dienste („Zweck“) verwenden. Die Besucherdaten dürfen nicht für andere Zwecke als den beschriebenen Zweck verwendet werden und insbesondere dürfen sie nicht für Werbezwecke an mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen verbundene Unternehmen oder Dritte weitergegeben werden, sofern der Besucher Ihnen keine ausdrückliche Einwilligung erteilt. Wenn ein Besucher Ihnen durch Scannen des QR-Codes auf seinem Besucher-Ticket gestattet, den betreffenden QR-Code auszulesen, werden Ihnen die mit dem QR-Code verknüpften Daten im Rahmen eines Informations-Newsletters per E-Mail („E-Mail-Newsletter; siehe hiezu oben Punkt 4.b.“) übermittelt. Überdies werden die von Ihnen bekannt gegebenen Daten von Reed Exhibitions Austria an die Besucher, die ihre Besucher-Ausweise auf Ihren Geräten gescannt haben, in regelmäßigen Abständen bis zum Ende der jeweiligen Veranstaltung im Rahmen eines Informations-Newsletters per E-Mail („E-Mail-Newsletter; siehe hiezu oben Punkt 4.b.“) übermittelt.

Die von Ihnen bekannt gegebenen Daten werden an die Besucher, die ihre Besucher-Ausweise auf Ihren Geräten gescannt haben, übermittelt, damit diese Besucher Ihre Kontaktdaten erhalten. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung basiert auf Ihrem berechtigten Interesse an der Möglichkeit einer einfachen Weitergabe von Kontaktdaten an Geschäfts- und Messekontakte sowie dem berechtigten Interesse der betreffenden Besucher, Ihre Daten einfach verwalten und weiterverarbeiten zu können (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).

d. Foto- und Videoaufnahmen

Auf den Messen und Veranstaltungen von Reed Exhibitions Austria werden regelmäßig Fotos und Videos angefertigt, die unter anderem das Messegeschehen dokumentieren und daher auch auf der betreffenden Messe oder Veranstaltung anwesende Personen zeigen. Es ist dabei möglich, dass Sie oder andere Personen aus Ihrem Unternehmen auf einzelnen Fotos und Videos zu sehen sind. Soweit die jeweils abgebildete Person auf der Fotografie oder in dem Video identifizierbar ist, bildet die Aufnahme und weitere Verwendung des jeweiligen Fotos und Videos regelmäßig eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Art 4 Z 1 DSGVO. Die Speicherung und Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zur Ermöglichung der Berichterstattung über die betreffende Messe oder Veranstaltung durch Medienunternehmen oder durch Reed Exhibtions Austria auf ihren Websites und ihren jeweiligen Messeseiten in sozialen Medien sowie darüber hinaus zur Archivierung und historischen Dokumentation.

 

  1. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

a. Abwicklung der Messeteilnahme, Erbringung von Dienstleistungen

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zwecks Erbringung von Messedienstleistungen oder messebezogenen (digitalen) Dienstleistungen ergibt sich aus der gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO normierten Zulässigkeit von für Vertragszwecke notwendige Datenverarbeitungen.

b. Werbung und Marketing, Newsletter

Die Rechtsgrundlage der Verwendung der von Ihnen bekannt gegebenen Daten für die beschriebenen Werbe- und Marketing-Maßnahmen, einschließlich den Versand von mittels Nutzungsauswertung personalisierten Newslettern beruht auf dem berechtigten Interesse von Reed Exhibitions Austria, den Absatz ihrer Dienstleistungen zu fördern und dazu auch Leistungen und Produkte von Drittanbietern zu bewerben, die das eigene Leistungsspektrum unterstützen oder ergänzen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO). Die Weitergabe Ihrer Kontaktdaten an Partnerunternehmen von Reed Exhibitions Austria ist in Hinblick auf Ihr eigenes Interesse zulässig, von Unternehmen mit einschlägigem Leistungsspektrum und Erfahrung im Bereich des Messewesens Angebote hinsichtlich Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Messepräsenz zu erhalten (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).

c. Foto- und Videoaufnahmen

Die Rechtsgrundlage für die Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die durch die Aufnahme von Fotografien und Videos für die interne Archivierung und Dokumentation sowie die Berichterstattung über das Messegeschehen generiert werden, bildet unser berechtigtes Interesse an Anfertigung derartiger Fotos und Videos und deren widmungsgemäßer Verwendung (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).

d. Verarbeitung von personenbezogenen Daten bekannt gegebener dritter Ansprechpersonen

Die Verarbeitung von Daten dritter natürlicher Personen, die in der Messeanmeldung bzw. Bestellung von Messebauten oder digitalen Dienstleistungen oder im Zuge der Abwicklung des Ausstellervertrages, insbesondere als Vertreter, Ansprechpartner Sachbearbeiter oder sonstige Mitarbeiter Ihres Unternehmens, bekannt gegeben werden, ist infolge des berechtigten Interesses der Reed Exhibitions Austria sowie von Ihnen selbst zulässig, sich im Zuge der Abwicklung des mit ihrem Unternehmen abgeschlossenen Ausstellervertrages oder bei Rückfragen jeweils unmittelbar an die konkret zuständige und informierte Person in Ihrem Unternehmen wenden und damit Informations- oder Rechtsverluste vermeiden zu können sowie außerdem in der Lage zu sein, Informationen und Werbung an eindeutige Empfänger zu richten (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).

 

  1. Erforderlichkeit der Datenbereitstellung

Wenn Sie die im Anmeldeformular abgefragten Daten nicht oder nicht vollständig bereitstellen, ist der Abschluss eines Ausstellervertrages nicht möglich. Die Bereitstellung weiterer Daten ist nur insoweit erforderlich, als Sie gegebenenfalls auch Standbau-, Werbe- oder Marketingleistungen bestellen möchten oder den Abschluss einer Messeversicherung wünschen.

 

  1. Empfänger

Sämtliche von Ihnen bereitgestellten Daten werden allen gemeinsam für die Verarbeitung verantwortlichen Gesellschaften (siehe Punkt 1.) offengelegt. Die bei Ihrer Messeanmeldung bekannt gegebenen Daten zu Ihrem Unternehmen werden sowohl im gedruckten als auch im online abrufbaren Ausstellerverzeichnis (Ausstellerkatalog) veröffentlicht und, sofern vorhanden, anderen Ausstellern und Besuchern in Networking- oder Matchmaking-Plattformen sowie Betreibern von Networking- oder Matchmaking-Plattformen, insbesondere Jublia Pte Ltd, 16 Arumugam Road, LTC Buidling D, # 01-02 Singapore 409961, zugänglich gemacht.

Wenn Sie im Zuge Ihrer Messeanmeldung bzw. Bestellung von Messebauten oder digitalen Dienstleistungen messebezogene Zusatzleistungen (zB Messeversicherung, Standbewachung, Transportdienstleistungen etc) oder (digitale) Dienstleistungen bestellen, werden die von Ihnen bekannt gegebenen Daten überdies an jene Unternehmen (https://www.messe.at/unternehmen/partnersalzburg.htmlhttps://www.messe.at/unternehmen/partnerwien.html) weitergegeben, welche die bestellten Dienstleistungen jeweils erbringen.

Außerdem erhalten die unter https://www.messe.at/partner angeführten Partnerunternehmen Ihre Kontaktdaten, um Sie über von diesen angebotene messebezogene Produkte und Leistungen informieren zu können.

Aufgrund Ihrer Bestellung erbrachte (digitale) Dienstleistungen (z.B. Messestanddesign) dürfen von Reed Exhibitions Austria und den mit der Erbringung dieser Dienstleistungen beauftragten Unternehmen als Referenzprojekte verwendet werden.

Zur Dokumentation und Berichterstattung über das Messegeschehen angefertigte Fotos und Videos und damit – soweit Sie darauf identifizierbar abgebildet sind – Ihre personenbezogenen Daten werden diversen Medien (z.B. Zeitungen, TV, Online-Medien etc.) zur widmungsgemäßen Verwendung zur Verfügung gestellt und zwecks Berichterstattung über Messen und Veranstaltungen der Reed Exhibitions Austria auf deren Websites und ihren jeweiligen Messeseiten in sozialen Medien zum öffentlichen Abruf bereitgestellt.

Für den Versand von Werbe- und Informations-Newsletter per E-Mail sowie die Erhebung der Daten betreffend Ihre Nutzung dieser Newsletter bedienen sich Reed Exhibitions Austria der Salesforce.com, inc, The Landmark @ One Market St., Suite 300, San Francisco, California 94105, USA als Auftragsverarbeiter. Da die Salesforce.com, inc. ihren Sitz in den USA hat, kommt es somit zu einem Transfer der erhobenen Daten in ein Drittland im Sinne der DSGVO.

Die Datenübermittlung in die USA an die Salesforce.com, inc. ist aufgrund der vertraglich vereinbarten Standarddatenschutzklauseln zulässig.

 

  1. Speicherdauer

Die Aufbewahrung jener Daten, die Reed Exhibitions Austria für die beschriebenen Zwecke der Werbung und des Marketings verarbeitet, erfolgt solange, bis Sie der weiteren Datenverarbeitung zu diesen Zwecken widersprechen. Die in Zusammenhang mit dem Newsletterversand verarbeiteten Daten werden gespeichert, bis Sie sich vom Bezug des E-Mail-Newsletters abmelden. Fotos und Videos, und damit die personenbezogenen Daten der darauf identifizierbaren Personen, werden für Dokumentations- und Archivzwecke auf unbestimmte Zeit aufbewahrt. Im Übrigen werden Ihre Daten jeweils lediglich so lange aufbewahrt, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Darüber hinaus erfolgt eine Datenspeicherung, soweit und solange eine Aufbewahrung Ihrer verarbeiteten Daten zur Wahrung rechtlicher Interessen (zB bis zum Ablauf vertraglich vereinbarter oder gesetzlicher Gewährleistungs- oder Verjährungsfristen) oder in Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere nach § 132 BAO, erforderlich ist. Soweit im Weiteren eine Verarbeitung für statistische Zwecke erfolgt, werden die betreffenden Daten ausschließlich in anonymisierter Form weiterverwendet.

 

  1. Beabsichtigte Weiterverwendung Ihrer Daten

Die Daten, die Sie bei Ihrer Messeanmeldung bzw. Bestellung von Messebauten oder digitalen Dienstleistungen bekannt geben, werden in Zusammenhang mit dem von der Reed Messe Salzburg GmbH und der Reed Messe Wien GmbH betriebenen Messe-Netzwerk weiterverarbeitet. Details zu dieser Weiterverarbeitung Ihrer Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung zum Messe-Netzwerk.

 

  1. Betroffenenrechte

Sie haben gegenüber den gemeinsam für die Verarbeitung verantwortlichen Gesellschaften (siehe Punkt 1.) das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art 15 DSGVO und das Recht auf Richtigstellung gemäß Art 16 DSGVO. Darüber hinaus können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern ein in Art 17 (1) (a) bis (f) DSGVO genannter Löschungsgrund vorliegt und keine Rechtfertigung gemäß Art 17 (3) DSGVO für die Ablehnung der Löschung besteht. Sie haben überdies das Recht, gegebenenfalls die Einschränkung der Datenverarbeitung gemäß Art 18 DSGVO zu fordern oder nach Art 21 DSGVO Widerspruch gegen die Datenverarbeitung einzulegen. Außerdem steht es Ihnen gemäß Art 20 DSGVO offen, zu verlangen, dass Ihnen jene Daten, die Sie selbst bereitgestellt haben, und die Reed Exhibitions Austria automatisiert verarbeitet, auf einem Datenträger in einem gängigen Dateiformat bereitgestellt oder an einen von Ihnen genannten Dritten übermittelt (Recht auf Datenübertragbarkeit) werden.

Wenn Sie Fragen, Kommentare, Beschwerden oder Wünsche bezüglich dieser Datenschutzerklärung oder unserer Verarbeitung Ihrer Daten haben, kontaktieren Sie uns bitte über unser Privacy Centre Web-Formular.

Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch Reed Exhibitions Austria gegen das geltende Datenschutzrecht verstößt, steht es Ihnen offen, Beschwerde bei der Datenschutzbehörde zu erheben.

 

Zuletzt aktualisiert: Oktober 2020